Punya Pegawai, Meringankan ATAU Merepotkan UMKM?

Sebagai pengusaha pemula yang merintis usaha kecil pastilah Anda memulai dengan tenaga sendiri. Bisa juga melibatkan Bapak, istri atau orangtua jika memungkinkan. Selang beberapa waktu, Anda merasa lelah karena tanpa henti mengerjakan semuanya setiap hari. Tidak ada tanggal merah.

Mulai dari mencari pemasok yang murah, negosiasi harga ke pem- beli, melabeli barang, mengurus pengiriman hingga pembukuan keluar masuk uang. Kerja terus menerus, hingga ada pebisnis UKM yang bertanya :

“’Dosa’ nggak ya kalau ngambil libur 1 hari saja di hari Ahad?”

Dia ingin menikmati jerih payahnya tapi khawatir order terlepas ke tangan pesaingnya.

Selanjutnya dia akan berpikir untuk merekrut karyawan. Mungkin seorang saja cukup untuk mengganti tugasnya? Ketika Pemilik ingin berlibur keluar kota, menghadiri acara keluarga atau santai di akhir pekan. Layaknya bos besar.

Pertanyaannya, apakah keputusannya tepat mencari pegawai dan langsung memasrahkan semua urusan padanya?

Merekrut karyawan membawa konsekuensi tersendiri. Bukan ha- nya soal gaji tapi juga tanggung jawab kepadanya. Jangan sampai setelah karyawan itu bekerja malah membuat bisnisnya stagnan, pemilik malas ke  kantor/toko karena sudah di urusi pegawainya.

Jadinya dia tidak memfollow up hasil pekerjaan pegawainya. Eh pas hadir, permasalahan sudah terlalu besar sehingga terpaksa ditutup karena dana cadangan tidak cukup menutup kerugiannya.

Kapankah waktu tepat merekrut karyawan pertama?

Tergantung kondisi masing-masing pengusaha. Yang jelas setiap penambahan pegawai haruslah membawa kemajuan signifikan.

• Rekrutlah ketika penjualan meningkat cukup besar untuk menutup gajinya.
• Rekrutlah staf pemasaran jika Pemilik lebih suka mengutak-atik pembukuan agar biaya produksi efisien
• Rekrutlah staf admin jika Pemilik mau mengembangkan sistem pemasaran
• Rekrutlah staf tipe ‘pejuang’. Mereka bekerja untuk bertahan hidup. Walau sekarang tidak ada keahlian tapi akan mati-matian belajar apapun untuk menggapai tujuannya.

Ragam kesalahan umum kepegawaian

Ada banyak kesalahan kepegawaian dan sebabnya tidak melulu dari pegawai melainkan juga dari pemilik bisnis. Menariknya, kesalahan ini dialami tak hanya pebisnis yang memiliki 1 orang tapi juga 150 orang.

Mari kita lihat apa saja.

• Pemilik tidak tahu cara mendelegasikan tugas ke pegawai.
• Pemilik malas melatih pegawai sehingga kerja tanpa arahan.
• Tidak ada tantangan, membuat pegawai bosan dan jenuh
• Salah menempatkan pegawai di posisi tidak sesuai karakter.
• Tidak menetapkan deadline, sehingga hasil pegawainya meleset dari perkiraan Pemiik.

• Pegawai ada tapi kerjaan sedikit karena pemilik lebih senang mengerjakan sendiri supaya kualitas bisa 100%.
• Tidak ada standar pekerjaan sehingga hasilnya bervariasi; terlalu sedikit, terlalu banyak, terlalu cepat, terlalu lambat.
• Suasana kurang tantangan, terlalu kaku, serius, kurang ceria membuat pegawai bosan, ngantuk dan kontra produktif.
• Terlalu banyak merekrut, tidak tahu kalau setiap tambah 1 orang sesungguhnya bertambah biaya 1.5 X karena ada pembelian perlengkapan, sewa tempat, THR, insentif, bonus
• Tidak ada budaya kerja sehingga membawa kebiasaan sendiri; merokok, sering menelpon, bermedsos, banyak ngobrol, sering berbuat salah, suka melamun.

Disinilah pentingnya belajar bisnis tak hanya syariat tapi juga profesional agar bisnis Anda berkembang maksimal secara organik.

Kapan Waktu Tepat Merekrut Karyawan UMKM?

Merekrut karyawan bukan sekadar menambah orang untuk membantu pekerjaan. Bagi UMKM, setiap karyawan membawa biaya, tanggung jawab, dan kebutuhan untuk membangun sistem kerja yang jelas. Karena itu, keputusan merekrut perlu disesuaikan dengan kondisi penjualan, kebutuhan bisnis, dan kemampuan pemilik dalam mendelegasikan pekerjaan.

Pelajari cara mengelola dan mengembangkan SDM UMKM melalui 500+ kelas di SekolahUMKM.com hanya Rp50.000/bulan. Tingkatkan kemampuan mengelola tim agar penambahan karyawan benar-benar membantu bisnis berkembang.

Kesimpulan

Karyawan pertama sebaiknya direkrut ketika kehadirannya dapat memberikan dampak nyata bagi perkembangan bisnis dan biaya yang ditimbulkan dapat ditanggung oleh usaha. Pemilik juga perlu memahami kemampuan karyawan, memberikan arahan, menetapkan standar kerja, serta melakukan pengawasan secara berkala.

Kesalahan dalam mengelola pegawai tidak selalu berasal dari karyawan. Delegasi yang buruk, kurangnya pelatihan, tidak adanya standar kerja, salah penempatan, dan perekrutan berlebihan juga dapat membuat biaya meningkat tanpa menghasilkan kemajuan yang sepadan.

FAQ: Pertanyaan yang Paling Sering Diajukan

Kapan waktu yang tepat bagi UMKM merekrut karyawan pertama?

Ketika kebutuhan pekerjaan sudah meningkat dan tambahan karyawan dapat memberikan kontribusi yang sepadan dengan biaya yang dikeluarkan. Kemampuan usaha membayar gaji secara berkelanjutan juga perlu diperhitungkan.

Apakah pemilik UMKM boleh langsung menyerahkan semua pekerjaan kepada karyawan?

Sebaiknya tidak. Pemilik tetap perlu memberikan arahan, menetapkan standar kerja, memantau hasil, dan melakukan evaluasi agar masalah dapat diketahui sejak awal.

Apa kesalahan pemilik yang sering terjadi dalam mengelola karyawan?

Beberapa di antaranya adalah tidak mampu mendelegasikan tugas, tidak melatih karyawan, tidak menetapkan deadline, tidak memiliki standar pekerjaan, dan terlalu banyak mengambil alih pekerjaan karena ingin mengerjakannya sendiri.

Bagaimana cara memilih karyawan pertama untuk UMKM?

Pilih berdasarkan kebutuhan posisi dan kemampuan yang dibutuhkan. Selain keahlian, sikap mau belajar, tanggung jawab, dan kemampuan beradaptasi juga penting, terutama bagi bisnis yang masih berkembang.

Mengapa terlalu banyak merekrut karyawan dapat menjadi masalah?

Setiap penambahan karyawan menambah biaya operasional. Selain gaji, bisnis dapat menghadapi biaya perlengkapan, tempat kerja, insentif, bonus, dan kebutuhan lainnya. Karena itu, perekrutan perlu disesuaikan dengan kebutuhan nyata bisnis.

Penulis

Yudha Adhyaksa, founder SekolahUMKM dan konsultan bisnis. Berpengalaman 12 tahun di 4 bank internasional, termasuk sebagai Manager Asia. Berpengalaman dalam tata kelola korporasi, manajemen risiko, ekspor-impor, financial crime, dan transformasi proses bisnis. Melalui SekolahUMKM, ia membawa standar bisnis korporasi ke UMKM agar berkembang dengan sistem bisnis yang kuat.